Hinweise für die Durchführung der Ferienspiele
Die folgenden Tipps und Informationen können Ihnen in der aktuellen Situation bei der Durchführung der Ferienspiele helfen:
Kommunikation mit Veranstaltenden
Die Kommunikation mit den Veranstaltenden ist für den reibungslosen Ablauf der Ferienspiele von großer Bedeutung. Um auch unter den besonderen Umständen während der Corona-Pandemie ein erfolgreiches Programm auf die Beine zu stellen, möchten wir Ihnen verschiedene Tipps für die Zusammenarbeit mit den Veranstaltenden an die Hand geben:
- Verlängerung der Meldephase für die Veranstaltenden, damit noch weitere Offline-Veranstaltungen oder digitale Angebote gemeldet werden können
- die Veranstaltenden auf die Möglichkeit von digitalen Angeboten und die Ideensammlung auf unserer Seite hinweisen und ggf. die Veranstaltenden bei der Erstellung von digitalen Angeboten unterstützen
- Verzicht auf große Veranstaltungen oder Busfahrten
- Absprache mit den Veranstaltenden, ob bereits gemeldete Angebote in der Form stattfinden können oder Vorgaben verändert werden müssen (z.B. zur Einhaltung von Hygiene- und Abstandsregeln)
- Verringerung der maximalen Teilnehmendenzahlen, je nach Gegebenheiten vor Ort (bei Outdoor-Veranstaltungen können evtl. mehr Personen teilnehmen als bei Indoor-Aktivitäten)
- evtl. Kommunikation von einheitlichen Vorgaben an die Veranstaltenden, z.B. für Hygiene- und Abstandsregeln
- Hygiene- und Abstandsregeln gut sichtbar aushängen
- Kontaktflächen in geschlossenen Räumen sowie Spiel- und Arbeitsgeräte nach jeder Veranstaltung desinfizieren
- regelmäßige Belüftung bei Veranstaltungen in geschlossenen Räumen
- Bereitstellung von Waschgelegenheiten mit warmem Wasser, Seife und Desinfektionsmittel
- Aufklärung der Teilnehmenden über die geltenden Hygiene- und Abstandsregeln vor Beginn einer Veranstaltung
- Begrenzung der maximalen Teilnehmendenzahl unter Berücksichtigung der aktuell geltenden Vorschriften (z.B. Outdoor max. 10 Teilnehmende und Indoor max. 5 Teilnehmende)
Wie kann bezahlt werden?
In einigen Kommunen kam bereits die Idee auf, die Veranstaltungen während der Corona-Pandemie kostenfrei anzubieten, da durch den Wegfall des Heftdrucks und den Ausfall größeren Fahrten o.Ä. Kosten eingespart werden können.
Sofern die Veranstaltungen nicht kostenfrei angeboten werden, gibt es verschiedene Möglichkeiten für die Bezahlung. Natürlich können Sie wie gewohnt auf die Bezahlung der Veranstaltungen während der Zahltage in Ihrer Kommune oder direkt bei den Veranstaltenden zurückgreifen. Aufgrund der Corona-Pandemie wird derzeit jedoch vielerorts von Barzahlungen abgesehen. Wer nicht auf den persönlichen Kontakt verzichten möchte, dem empfehlen wir die Aufstellung eines EC-Kartenlesegerätes, damit die Eltern auch bargeldlos bezahlen können.
Darüber hinaus bietet FEONA die folgenden Alternativen für die Bezahlung:
E-Payment
- bequeme Bezahlung von Zuhause mit den von der Kommune vorgegeben Verfahren wie z.B. paydirekt, PayPal, SEPA-Lastschrift oder Kreditkartenzahlung
- parallele Nutzung der Barzahlung möglich
- E-Payment ist ein Add-On für die Software und daher mit weiteren Kosten verbunden
- Notwendigkeit eines Vertrages zwischen Ihrer Kommune und der GovConnect GmbH
Alle Informationen rund um das E-Payment finden Sie hier.
Bezahlung per Rechnung bzw. Überweisung
- Hinterlegung einer Rechnung oder Anmeldebestätigung mit Briefkopf der Kommune und vorgefertigtem Text in FEONA möglich
- automatische Befüllung der individuellen Felder (Kosten etc.) je teilnehmender Person, auch Platzhalter für individuellen Text im Dokument möglich
- Abruf der individuellen Dokumente je teilnehmender Person als pdf-Datei in FEONA zur Versendung per E-Mail oder per Post
- parallele Nutzung der Barzahlung möglich
SEPA-Lastschrift
- Einzug der Teilnehmendenbeiträge von der Kommune (z.B. nach den Ferien, sodass Stornierungen berücksichtigt werden und nur tatsächlich wahrgenommene Angebote abgerechnet werden)
- parallele Nutzung der Barzahlung möglich
- Erzeugung der notwendigen SEPA-XML-Datei direkt aus FEONA
- Hinterlegung des SEPA-Lastschrift-Mandats für die Eltern in FEONA
- Achtung: Abfrage und Speicherung der Bankverbindung (auf Wunsch als Pflichtfeld) bei der Registrierung der Teilnehmenden (Anpassung der Datenschutzerklärung erforderlich!)
Was ist sonst noch wichtig?
Um den Ablauf der Ferienspiele während der Corona-Pandemie zu optimieren, haben wir weitere Tipps für Sie zusammengestellt.
Sie können:
- ggf. auf den Druck von Veranstaltungsheften verzichten
- die Wunschlistenphase deutlich verkürzen (max. eine Woche) und später starten lassen (wenn mit der Auslosung gearbeitet wird)
- den Resteverkauf online über das Direktbuchen abwickeln und ggf. während der Ferien weiterlaufen lassen (wenn mit der Auslosung gearbeitet wird)
- Änderungen des Ablaufes deutlich an die Eltern und die Presse kommunizieren
- intern rechtlich klären, ob in diesem Jahr oder ggf. auch für die Zukunft auf die Unterschrift der Eltern auf der Einverständniserklärung verzichtet werden kann, z.B. durch die digitale Zustimmung der Eltern bei der Registrierung der Teilnehmenden (ähnlich wie bei der Datenschutzerklärung)
- regelmäßig mit den Kindern und Eltern in Kontakt bleiben über einen Newsletter oder digitale Angebote wie Webmeetings (Schauen Sie dazu auch in unsere Übersicht von möglichen Webmeeting-Tools)